Intern kontroll

Intern kontroll

Styrelsens ansvar för den interna kontrollen regleras i aktiebolagslagen och årsredovisningslagen som innehåller krav på att informationen om de viktigaste inslagen i Starbreeze system för intern kontroll och riskhantering i samband med den finansiella rapporteringen varje år ska ingå i bolagsstyrningsrapporten. Styrelsens ansvar för den interna kontrollen regleras även i Koden.

Styrelsen ska bland annat se till att Starbreeze har god intern kontroll och formaliserade rutiner som säkerställer att fastlagda principer för finansiell rapportering och intern kontroll efterlevs samt att det finns ändamålsenliga system för uppföljning och kontroll av bolagets verksamhet och de risker som bolaget och dess verksamhet är förknippad med. Den interna kontrollens övergripande syfte är att i rimlig grad säkerställa att bolagets operativa strategier och mål följs upp och att ägarnas investering skyddas. Den interna kontrollen ska vidare säkerställa att den externa finansiella rapporteringen med rimlig säkerhet är tillförlitlig och upprättad i överensstämmelse med god redovisningssed, uppfyller krav på informationsgivning i enlighet med interna policies samt att tillämpliga lagar och förordningar följs samt att krav på noterade bolag efterlevs.

Kontrollmiljö

Den interna kontrollen inom Starbreeze baseras på en kontrollmiljö som omfattar organisation, beslutsvägar, befogenheter och ansvar. Styrelsen har en skriftlig arbetsordning som klargör styrelsens ansvar och som reglerar styrelsens arbetsfördelning. I arbetsordningen framgår även vilka frågor som ska föreläggas styrelsen för beslut. Rollfördelning mellan styrelse och verkställande direktören finns kommunicerad i styrelsens arbetsordning samt i dess VD­instruktion. Verkställande direktören leder därutöver verksamheten utifrån aktiebolagslagen, andra lagar och förordningar, regelverk för aktiemarknadsbolag, svensk kod för bolagsstyrning med mera. Styrelsen följer upp att fastlagda principer för den finansiella rapporteringen och interna kontrollen efterlevs samt upprätthåller ändamålsenliga relationer med bolagets revisorer. Bolagsledningen ansvarar för det system av interna kontroller som krävs för att hantera väsentliga risker i den löpande verksamheten. Vidare bereder revisions-utskottet frågor för beslut i styrelsen i syfte att upprätthålla en god kontroll.

Riskbedömning och kontrollaktiviteter

En tydlig organisation och beslutsordning syftar till att skapa en god medvetenhet om risker hos medarbetarna och ett väl avvägt risktagande. Inbyggda kontrollpunkter syftar även till att risken för felaktigheter i redovisningen minimeras. Likaså finns dokumenterade rutiner avseende hanteringen av bolagets ekonomi­ och konsolideringssystem. Uppföljning sker löpande för att vidmakthålla god intern kontroll och därmed förebygga och upptäcka risker.

Riskhantering

De väsentliga risker som påverkar den interna kontrollen avseende den finansiella rapporteringen och operationella kontroller identifieras och hanteras såväl på koncern­, affärsområde­, som dotterbolagsnivå. I styrelsen ansvarar revisionsutskottet för att väsentliga finansiella risker respektive risker för fel i den finansiella rapporteringen identifieras och bereds för beslut om eventuella åtgärder i styrelsen för att säkerställa en korrekt finansiell rapportering. Särskilt prioriterat är att identifiera processer där risken för väsentliga fel relativt sett är högre på grund av komplexiteten i processen eller i sammanhang där stora värden är involverade.

Styrelsen ger ledningen i uppdrag att analysera verksamheten och identifiera och kvantifiera de risker som koncernen exponeras för. Efter att riskerna identifierats har de rangordnats efter sannolikhet och konsekvens. Utifrån denna analys har bolaget tagit fram ett stort antal kontroller inom områdena Finans, Management, IT, HR och Spelutveckling, Förlagsverksamhet och PR samt IR. En planlagd självbedömningsrutin utförs enligt en fastlagd plan och avrapportering av utfallet sker till revisionsutskottet och styrelsen, som säker-ställer att kontrollerna utförts. Resultat, analys och åtgärder av detta arbete rapporteras direkt till revisionsutskottet och styrelsen.

Uppföljning

Styrelsen utvärderar kontinuerligt den information som bolagsledningen och revisionsutskottet presenterar. Styrelsens arbete innefattar också att säkerställa att åtgärder vidtas rörande eventuella brister och förslag till åtgärder som framkommit vid extern revision och den interna uppföljningen av internkontroll som bolaget har implementerat. Efter att styrelsen erhållit analys av internkontrollen bereder revisionsutskottet förslag till beslut i styrelsen rörande åtgärder av de brister och svagheter som har identifierats.

Vid slutet av året erhåller revisionsutskottet en slutlig rapport över internkontrollens utfall och status. Baserat på denna bereder revisionsutskottet förslag till styrelsen avseende förbättringsåtgärder. Detta är en ständigt pågående process enligt årshjulet för revision och kontroll.

Styrelsen erhåller även löpande rapporter om koncernens finansiella ställning och utveckling. Efter varje kvartalsslut behandlas koncernens ekonomiska situation och ledningen analyserar månatligen resultatutvecklingen på detaljnivå, vilket sedan månatligen avrapporteras i sammanfattad form till styrelsen. Revisionsutskottet följer vid sina samman träden upp den ekonomiska redovisningen och revisionsutskottet och styrelsen får vid ett tillfälle per räkenskapsår en särskild föredragning från revisorerna avseende deras iakttagelser.